Tạo dự án khảo sát trên KhảoSát: hướng dẫn 8 bước từ đăng ký đến hoàn số dư

Bạn đã thiết kế xong phiếu trên Google Forms, Qualtrics hoặc Microsoft Forms, nhưng chưa biết tìm đâu ra đủ người trả lời đúng đối tượng? Bài này hướng dẫn bạn tạo dự án khảo sát trên KhảoSát từ con số 0: đăng ký tài khoản, điền form, đọc báo giá, chuyển khoản, chờ duyệt, cài mã tham gia, theo dõi tiến độ, đối soát và kết thúc. Mỗi bước đều mô tả đúng những gì bạn thấy trên màn hình.

Điểm khác biệt khi tạo dự án khảo sát trên KhảoSát nằm ở ba điều: phiếu do người thật trả lời (có tài khoản, có hồ sơ, mỗi số điện thoại chỉ một tài khoản người trả lời), chỉ người có hồ sơ đúng đối tượng mới thấy khảo sát của bạn, và bạn chỉ trả tiền cho phiếu hợp lệ. Phần chưa thu được sẽ hoàn vào số dư khi dự án kết thúc.

Trước khi tạo dự án khảo sát: chuẩn bị những gì?

Việc tạo dự án khảo sát chỉ mất vài phút nếu bạn chuẩn bị sẵn thông tin. Nhiều người mở form rồi mới đi tìm link phiếu, viết mục đích nghiên cứu, cân nhắc độ tuổi... và bị gián đoạn nhiều lần. Hãy dành mười phút chuẩn bị theo bảng dưới đây trước khi bắt đầu tạo dự án khảo sát.

Bước 1: Đăng ký tài khoản khách hàng

Bước đầu tiên để tạo dự án khảo sát là truy cập trang đăng ký tài khoản khách hàng và điền thông tin cơ bản. Tài khoản khách hàng khác với tài khoản người trả lời: bạn dùng nó để tạo dự án khảo sát, thanh toán, theo dõi tiến độ và đối soát phiếu. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy trang "Dự án của tôi" ở thanh bên.

Nếu bạn là nhóm nghiên cứu, nên dùng một tài khoản chung do trưởng nhóm quản lý để mọi dự án, hóa đơn và số dư tập trung một chỗ. Số dư còn lại từ dự án trước sẽ được trừ tự động vào đơn của dự án sau.

Bước 2: Điền 3 phần của form tạo dự án khảo sát

Bấm nút tạo dự án, bạn sẽ thấy trang form tạo dự án khảo sát, tiêu đề "Tạo dự án khảo sát" với thanh tiến trình bốn bước: Phiếu khảo sát, Đối tượng, Cam kết, Thanh toán, duyệt. Ba bước đầu nằm trên cùng một trang, còn bước thứ tư diễn ra sau khi bạn bấm gửi. Bên phải là thẻ báo giá cập nhật ngay khi bạn thay đổi lựa chọn.

Phần 1: Phiếu khảo sát

Phần đầu của form tạo dự án khảo sát mô tả phiếu bạn đã thiết kế. Mỗi ô đều có biểu tượng gợi ý, di chuột vào để đọc giải thích.

1. 1
   Tên khảo sát: tên người trả lời nhìn thấy trong danh sách khảo sát, từ 8 ký tự. Nên ngắn gọn và nói rõ chủ đề, ví dụ "Ý định dùng ví điện tử của sinh viên".
2. 2
   Mục đích nghiên cứu: ghi đề tài, đơn vị, dùng cho luận văn hay bài báo, dữ liệu được dùng thế nào. Tối thiểu 30 ký tự. Quản trị viên dựa vào đây để duyệt nội dung.
3. 3
   Link phiếu: dán link Google Forms (docs.google.com/forms hoặc forms.gle), Qualtrics (*.qualtrics.com) hoặc Microsoft Forms (forms.office.com).
4. 4
   Link điền trước có chữ KSPID: không bắt buộc nhưng nên có với Google Forms và Microsoft Forms. Hệ thống thay KSPID bằng mã tham gia riêng của từng người.
5. 5
   Thời lượng phiếu (phút): thời gian trung bình để làm xong phiếu, từ 1 đến 90 phút. Phiếu làm nhanh bất thường so với con số này sẽ bị cảnh báo.
6. 6
   Ngôn ngữ phiếu: Tiếng Việt, Tiếng Anh hoặc Song ngữ.

Phần 2: Đối tượng và số phiếu

Phần thứ hai khi tạo dự án khảo sát quyết định ai sẽ thấy phiếu của bạn. Dòng phụ đề trên form nói rõ: chỉ người có hồ sơ phù hợp mới thấy khảo sát. Người trả lời trên KhảoSát khai hồ sơ gồm năm sinh, giới tính, quốc gia, tỉnh, nghề, học vấn, lĩnh vực và ngôn ngữ, nên tiêu chí bạn chọn được so trực tiếp với hồ sơ đó.

Mỗi tiêu chí lọc thêm sau tiêu chí đầu tiên cộng 10%, tối đa 30%. Nhóm chuyên môn khó tiếp cận gồm bác sĩ, dược sĩ, nhân viên y tế, nhà nghiên cứu, luật sư, quản lý, chủ doanh nghiệp và người khởi nghiệp. Khi tạo dự án khảo sát, chỉ chọn tiêu chí thật sự cần cho mô hình nghiên cứu, vừa tiết kiệm vừa giúp tuyển nhanh hơn.

Phần 3: Cam kết liêm chính và bảo vệ dữ liệu

Đây là phần cuối của form tạo dự án khảo sát và là phần bắt buộc để dự án được duyệt. Bạn cần đánh dấu bốn cam kết:

• Phiếu có trang giới thiệu đề tài và xin đồng ý tham gia; người trả lời được dừng bất kỳ lúc nào.
• Phiếu không thu mật khẩu, số tài khoản, số căn cước, ảnh giấy tờ; chỉ thu thông tin cá nhân thật sự cần cho đề tài.
• Phiếu phục vụ đúng mục đích đã mô tả, không quảng cáo, không thao túng kết quả.
• Bạn sẽ mô tả trung thực trong báo cáo rằng mẫu được tuyển qua nền tảng trực tuyến, người trả lời tự nguyện và được nhận điểm thưởng.

Ngoài ra có hai ô tùy trường hợp: nếu khảo sát học sinh, cần có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ và của nhà trường; nếu phiếu có chủ đề nhạy cảm (sức khỏe, tình dục, tôn giáo, chính trị, hành vi vi phạm pháp luật...), bạn phải điền thông tin phê duyệt đạo đức gồm số quyết định, hội đồng và đơn vị chủ quản. Chi tiết xem trang liêm chính.

Bước 3: Đọc báo giá khi tạo dự án khảo sát

Thẻ báo giá bên phải form tạo dự án khảo sát hiển thị giá mỗi phiếu hợp lệ, các dòng hệ số đã áp dụng, tổng tiền cho số phiếu bạn nhập và số điểm người trả lời nhận mỗi phiếu hợp lệ. Bên dưới là ba ghi chú: chỉ phiếu hợp lệ được tính tiền, phần chưa thu được hoàn vào số dư, duyệt nội dung trước khi mở thu thập.

Giá cơ bản theo thời lượng phiếu như sau (giá có thể thay đổi, luôn xem số chính xác ở bảng giá):

Ví dụ minh họa: bạn tạo dự án khảo sát sinh viên, phiếu 10 phút, nhóm phổ thông, 100 phiếu. Giá là 22.000 đ mỗi phiếu, tổng 2.200.000 đ. Nếu bạn thêm giới hạn tỉnh thành, báo giá sẽ có thêm một dòng tiêu chí lọc, và bạn thấy ngay chênh lệch trước khi gửi.

Khi đã hài lòng, bấm "Tạo dự án và xem hướng dẫn thanh toán". Sau khi tạo, bạn nhận mã hoàn thành và hướng dẫn cài mã tham gia vào phiếu.

Bước 4: Chuyển khoản theo mã đơn

Ngay sau khi tạo dự án khảo sát, trang dự án hiện hộp "Thanh toán để mở thu thập" gồm số tiền, nội dung chuyển khoản là mã đơn (có nút Sao chép), tên ngân hàng, chủ tài khoản và số tài khoản công ty. Nếu bạn còn số dư từ dự án trước, số tiền đã được trừ phần số dư và ghi rõ bên cạnh.

1. 1
   Sao chép mã đơn: bấm nút Sao chép cạnh nội dung chuyển khoản để tránh gõ nhầm.
2. 2
   Chuyển khoản đúng số tiền: dùng ứng dụng ngân hàng, dán mã đơn vào ô nội dung, không thêm chữ khác nếu không cần.
3. 3
   Chờ xác nhận: sau khi nhận được tiền (thường trong giờ làm việc), dự án chuyển sang duyệt nội dung.
4. 4
   Xin hóa đơn nếu cần: gửi thông tin xuất hóa đơn qua trang Liên hệ.

Nếu đổi ý sau khi tạo dự án khảo sát nhưng trước khi thanh toán, bạn có thể bấm Hủy dự án ngay trong hộp này. Mọi thắc mắc về thanh toán, liên hệ hotline/Zalo 0916 086 008 hoặc email hotro@vietscies.com.

Bước 5: Chờ duyệt nội dung và cài mã tham gia

Sau khi thanh toán, quản trị viên duyệt nội dung của dự án khảo sát. Việc duyệt dựa trên mục đích nghiên cứu và các cam kết bạn đã đánh dấu lúc tạo dự án khảo sát. Nội dung lừa đảo, quảng cáo trá hình, thu thập thông tin nhạy cảm trái phép hay thao túng sẽ bị từ chối. Nếu dự án không được duyệt, trang dự án ghi rõ lý do và toàn bộ số tiền đã thanh toán được hoàn vào số dư.

Trong lúc chờ duyệt, hãy mở mục "Cài mã tham gia và mã hoàn thành vào phiếu" trên trang dự án. Mục này tự mở khi dự án đang chờ thanh toán hoặc chờ duyệt.

Mã tham gia có dạng KSxxxxxxxx (KS cộng 8 ký tự), riêng cho từng lượt làm phiếu. Mã hoàn thành giúp đảm bảo người trả lời phải làm đến trang cuối mới báo hoàn thành được trên KhảoSát. Hướng dẫn chi tiết từng nền tảng có ở trang hướng dẫn và các bài Google Forms, Qualtrics, Microsoft Forms.

Bước 6: Theo dõi tiến độ sau khi tạo dự án khảo sát

Khi dự án mở thu thập, đầu trang dự án có bốn ô số liệu: phiếu hợp lệ (kèm thanh tiến độ so với số phiếu cần), chờ đối soát, đang làm phiếu và bị từ chối. Bên dưới là bảng danh sách phiếu với các thẻ lọc: Tất cả, Chờ đối soát, Hợp lệ, Từ chối, Đang làm, Hết hạn.

Đây là màn hình bạn sẽ mở nhiều nhất sau khi tạo dự án khảo sát. Mỗi dòng trong bảng cho biết mã tham gia, trạng thái, thời điểm gửi, số phút làm phiếu và cảnh báo nếu có. Bạn không thấy danh tính người trả lời; câu trả lời vẫn nằm trên form của bạn, KhảoSát không xem và không lưu nội dung câu trả lời.

• Đang làm: người trả lời đã nhận mã và đang làm. Lượt bỏ dở quá lâu (khoảng 4 lần thời lượng, tối thiểu 2 giờ) sẽ hết hạn để nhường suất.
• Chờ đối soát: người trả lời đã báo hoàn thành, chờ bạn xác nhận.
• Hợp lệ và Từ chối: kết quả sau khi đối soát hoặc duyệt tay.

Bạn có thể bấm Tạm dừng nếu cần sửa nhỏ trên phiếu, rồi Tiếp tục thu thập khi xong. Việc tạo dự án khảo sát chỉ là khởi đầu; theo dõi đều đặn mỗi ngày giúp bạn phát hiện sớm vấn đề như câu hỏi gây hiểu lầm hay link phiếu bị khóa.

Bước 7: Đối soát và duyệt phiếu

Giai đoạn đối soát là phần quan trọng nhất sau khi tạo dự án khảo sát. Phiếu đã báo hoàn thành cần được bạn xác nhận trong 7 ngày kể từ khi gửi; quá hạn, phiếu được duyệt tự động. Cách nhanh nhất là đối soát hàng loạt: xuất câu trả lời từ form ra CSV có cột Mã tham gia (hoặc ks_pid), tải lên ở mục "Đối soát với dữ liệu phiếu", hoặc dán danh sách mã rồi bấm Đối soát.

Mã có trong dữ liệu được xác nhận hợp lệ; phiếu đã báo hoàn thành nhưng không có trong dữ liệu bị từ chối. Với từng phiếu, bạn cũng có thể bấm Hợp lệ hoặc nhập lý do (tối thiểu 10 ký tự) rồi bấm Từ chối. Người trả lời được khiếu nại một lần và quản trị viên quyết định dựa trên dữ liệu đối soát. Quy trình chi tiết có trong bài đối soát phiếu.

Hệ thống cũng gắn cảnh báo tự động cho phiếu làm quá nhanh (dưới 30% thời lượng dự kiến), nhiều phiếu từ cùng địa chỉ mạng, hoặc cùng thiết bị với phiếu khác. Cảnh báo là gợi ý để bạn xem kỹ, không phải phán quyết tự động.

Bước 8: Kết thúc dự án khảo sát và hoàn số dư

Đây là bước khép lại hành trình tạo dự án khảo sát. Khi đủ số phiếu hợp lệ hoặc bạn không cần thu thêm, bấm Kết thúc dự án. Hệ thống hỏi xác nhận vì đây là thao tác không quay lại: phần phiếu chưa thu được sẽ hoàn vào số dư.

Ví dụ minh họa: bạn tạo dự án khảo sát 200 phiếu với giá 22.000 đ mỗi phiếu, tổng 4.400.000 đ. Đến hạn, bạn có 185 phiếu hợp lệ và quyết định kết thúc. Giá trị 15 phiếu chưa thu được là 330.000 đ được hoàn vào số dư. Bạn có thể dùng số dư cho lần tạo dự án khảo sát tiếp theo, hoặc liên hệ để được hoàn chuyển khoản.

Sau khi thu thập xong, dữ liệu nằm trên form của bạn. Nếu cần hỗ trợ xử lý và phân tích, bạn có thể tham khảo dịch vụ phân tích dữ liệu tại ResearchSTAT trong cùng hệ sinh thái, và đọc bài làm sạch dữ liệu trước khi chạy mô hình.

Checklist tạo dự án khảo sát không bỏ sót

In danh sách này ra hoặc lưu lại để dùng mỗi lần tạo dự án khảo sát. Một lần tạo dự án khảo sát cẩn thận giúp bạn tránh phải sửa phiếu giữa chừng:

• [Trước] Phiếu có trang giới thiệu, nút đồng ý, câu hỏi "Mã tham gia", trang cuối có chỗ đặt mã hoàn thành.
• [Trước] Đã tự làm thử và bấm giờ để khai thời lượng trung thực.
• [Trước] Đã tạo link điền trước có chữ KSPID (Google Forms, Microsoft Forms).
• [Form] Mục đích nghiên cứu ghi rõ đề tài, đơn vị và cách dùng dữ liệu.
• [Form] Chỉ chọn tiêu chí đối tượng thật sự cần, kiểm tra hệ số trên thẻ báo giá.
• [Form] Đánh dấu đủ bốn cam kết; có thông tin phê duyệt đạo đức nếu chủ đề nhạy cảm.
• [Thanh toán] Chuyển khoản đúng số tiền, nội dung là mã đơn.
• [Chờ duyệt] Dán mã hoàn thành vào trang cuối phiếu, cài chuyển hướng nếu dùng Qualtrics.
• [Thu thập] Kiểm tra 10 phiếu đầu, theo dõi cảnh báo mỗi ngày.
• [Kết thúc] Đối soát trong 7 ngày, kết thúc dự án để hoàn số dư phần chưa thu.

Những lỗi thường gặp khi tạo dự án khảo sát

Câu hỏi thường gặp

Tạo dự án khảo sát có mất phí không?

Việc đăng ký và tạo dự án khảo sát không mất phí. Bạn chỉ chuyển khoản theo báo giá để mở thu thập, và chỉ phiếu hợp lệ được tính tiền. Phần chưa thu được hoàn vào số dư khi dự án kết thúc; dự án không được duyệt được hoàn toàn bộ.

Tôi có thể tạo dự án khảo sát với phiếu tiếng Anh không?

Có. Ở phần Phiếu khảo sát, chọn ngôn ngữ phiếu là Tiếng Anh hoặc Song ngữ. Hồ sơ người trả lời có thông tin ngôn ngữ, nên hệ thống có thể ghép với người phù hợp. Nếu cần người trả lời ở nước ngoài, chọn phạm vi nước ngoài (hệ số x2,5).

Số phiếu tối thiểu và tối đa của một dự án là bao nhiêu?

Khi tạo dự án khảo sát, bạn nhập từ 20 đến 2000 phiếu hợp lệ. Nếu cần nhiều hơn, bạn có thể chia thành nhiều dự án. Để chọn cỡ mẫu phù hợp với mô hình, xem bài cỡ mẫu.

Bao lâu thì đủ số phiếu?

KhảoSát không cam kết đủ số phiếu trong một số ngày cố định, vì tốc độ phụ thuộc tiêu chí đối tượng, thời lượng phiếu và thời điểm. Bạn có thể đặt hạn kết thúc thu thập; hạn dưới 5 ngày tính phí gấp. Theo dõi tiến độ trên trang dự án để quyết định kéo dài hay kết thúc.

Tôi có xem được thông tin cá nhân người trả lời không?

Không. Khách hàng chỉ thấy mã tham gia, thời gian làm phiếu và cảnh báo, không thấy danh tính người trả lời. Câu trả lời nằm trên form của bạn; KhảoSát không xem và không lưu nội dung câu trả lời. Xem thêm chính sách bảo mật.

Có thể sửa phiếu sau khi đã tạo dự án khảo sát không?

Sau khi tạo dự án khảo sát, bạn có thể tạm dừng dự án để sửa lỗi nhỏ trên form rồi tiếp tục thu thập. Nếu thay đổi lớn về nội dung hoặc mục đích, hãy liên hệ hỗ trợ qua hotro@vietscies.com để được hướng dẫn, vì nội dung đã được duyệt dựa trên phiếu ban đầu.